Jokainen yrityksen autoa käyttävä tietää miten haasteellista voi olla ajopäiväkirjan pitäminen. Verottajaa varten asiallisesti toimitettu ajopäiväkirja on välttämätön. Myös yrityksen omistaja saattaa haluta tarkkaa tietoa siitä, kuinka paljon autoa käytetään omassa ajossa työtehtävien lisäksi. Miten ajopäiväkirjan pitäminen sitten käytännössä onnistuu?
Yksinkertaisimmillaan ajopäiväkirjan pitämiseen tarvitaan kynä ja paperi. Se on kuitenkin vaivalloinen ja usein myös epäluotettava vaihtoehto tarkkojen tietojen ylöskirjaamiseen. Onneksi teknologia on tullut avuksemme ja ajopäiväkirjan pito pystytään nykyään hoitamaan automaattisesti.
Verottaja vaatii tiettyjä asioita ajopäiväkirjalta. Tällaisia ovat esimerkiksi ajettu kokonaiskilometrimäärä tilikauden aikana, liiketoimintaan liittyvien ajojen matkan aloitus- ja päättymisajankohdat, ajettujen matkojen tarkoitus, kuten työkeikka kohteessa, ja matkan pituus, joka perustuu matkamittarin lukemaan matkan alussa ja lopussa. Veroilmoituksessa tietojen tulee olla esitetty helposti luettavassa muodossa. Etenkin jos ajoja on paljon, on tärkeää säästää työntekijän aikaa ja kuitenkin hoitaa datan kerääminen verottajan suuntaan asiallisesti. Tässä auttaa automaattinen ajopäiväkirja.
Millainen on hyvä automaattinen ajopäiväkirja?
Nykyaikainen verkossa toimiva automaattinen ajopäiväkirja hyödyntää GPS-paikantimia, jotka kiinnitetään autoon. Sovellus, joka toimii myös älypuhelimessa, yhdistetään paikantimeen. Tämä yhdistelmä on automaattinen ajopäiväkirja, joka kokoaa dataa auton liikkumisesta eri kohteiden välillä. Sovelluksessa ilmoitetaan, onko kyseessä elinkeinotoimintaan liittyvä ajo vai yksityisajo. Jos kyseessä on työhön liittyvä matka, sovellus kirjaa ylös kaikki verottajan veroilmoitukseen vaatimat tiedot, kuten edellä mainitut aika- ja paikkatiedot, ajon kilometrimäärät ja matkamittarin lukemat. On mahdollista asentaa myös karttaominaisuus sovellukseen, jolloin ajoreitti piirtyy kartalle. Tällöin myös yrityksen omistajalla on mahdollista tarkkailla ajoneuvolla suoritettua toimintaa ja arvioida esimerkiksi eri työkeikkojen kustannuksia myös polttoaineen kulutuksen näkökulmasta. Yritys saa paljon tarpeellista tietoa automaattisen ajopäiväkirjan kautta ja mikä parasta, työntekijän kallista aikaa ei kulu tietojen kirjaamiseen. Kaikki asianosaiset voivat huokaista helpotuksesta, kun tiedetään, että yrityksen ajoneuvojen käyttöön liittyvästä raportoinnista on huolehdittu nykyaikaisella tavalla.